Click Aquí para ver mas articulos | | La etiqueta de correo electrónico - más que sólo los modales | Por: Angela Nielsen | Comprendemos la importancia de buenos "Personas destreza" all when it comes to nuestra comunicación interpersonal - nos ayuda conseguir los resultados que necesitamos. Nuestra comunicación determina la opinión que los otros tienen de nosotros - entendido o ignorante, agradable o descortés, profesional o inmaduro. La mayor parte del tiempo esto es en - de cara a - cara o conversaciones telefónicas donde tenemos un poco de control sobre la impresión que hacemos sobre otros.
When it comes to etiqueta electrónica (la etiqueta de la red), no es tan fácil controlar cómo los otros nos perciben, y con todo es even more importante. ¿Por qué? Porque lo que usted escribe y cómo usted usa correo electrónico pueden afectar si su correo electrónico get repartir, leer, o responder - y qué es esa respuesta! Además, hay "Trampas de tecnología" numerosos que son fácil se dividir en. Usted alguna vez ha visto alguien enviar una respuesta enfadada o susceptible a un grupo inmenso de las personas por casualidad por usar el "Responder todos" fundamental?
Y antes de que usted se diga a usted mismo "Ya lo sé" y deja de leer este artículo, se da cuenta de eso cada disco sencillo que uno de nosotros podía beneficiar de algunos recuerdos simples en el uso correcto del correo electrónico, not just de uno personal view pero también de un punto de vista de la empresa. ¡Si usted está haciendo la empresa en la Internet - y usar correo electrónico para comunicarse con sus clientes - en la Internet entonces/luego este artículo es la una necesidad leído para usted! Usted ya podría saber muchas de estas puntas, pero incluso el usuario más experimentado encontrará algunas reglas de las que usted no era consciente o habrá caído en el hábito de se estropear.
Piense, escriba, y piense otra vez.
El correo electrónico es una coz, uno canal de manera de - - a diferencia de la comunicación viva, no hay ninguna manera recibir realimentación inmediata (de las expresiónes faciales o las respuestas de voz) saber si estamos siendo eficaces o comprendíamos ni siquiera. Así que piense dos veces antes de golpear la tecla de envío. ¿Hay posibilidad de que el receptor podría malinterpretar el lo que usted quiere que ellos comprendan? ¿Sus ideas son comprendido como repentino o enfadado? ¿Este correo electrónico podía afectar su reputación por casualidad? La palabra apresuradamente escrita podría carecer de los sentimientos y la emoción verdadera que usted planeó. Usted podría estar sonriente cuando usted escribe a máquina, pero su nota podía ser comprendido como sarcástico o representar - brioso. Recuerde - hay una persona sobre the other final, not just una computadora.
Use una línea en cuestión significativa.
Ésta es la primera cosa que su lector verá así que use el espacio de ayudarlos comprender los contenido del correo electrónico incluso antes de que lo abran. Usando la misma regla desde arriba, escriba un tema que se relaciona con el mensaje de que usted está enviando el espacio en blanco en cuestión, rather than partir. Sin una línea en cuestión su nota será vista cuando otra pieza de correo publicitario - no todos reconocerá who you are sólo de su dirección de correo electrónico probablemente. Muchos internet service providers (ISP's) filtran el correo electrónico sospechoso parecer, y un tema de espacio en blanco es un indicador rojo grande. También, ¡trate de evitar palabras genéricas como "Hi" o "Verificar esto" para evitar tener el receptores «buzonfia» o el software de virus eliminar su mensaje!
El origen, y el final.
Use un saludo siempre, incluso si es breve. Empiece su mensaje con "Hi", o el "Hola", o "Querido", whatever trabajar mejor para el receptor futuro, y whatever reflejar su personalidad. Piense en esto: cuando usted llama a alguien por teléfono, ¿usted no dice el "Hola" antes de decirlos qué quiere usted? Los mensajes de correo electrónico deben ser no diferente. En un mínimo, dirija el correo electrónico a la persona.
¡No olvide el final de su mensaje también! Firme sus mensajes con su nombre siempre, y diga "Gracias", o "Sinceramente", o ostra cosa apropiada. Usted puede igualar configuración una firma en su programa de correo electrónico que demostrará su información automáticamente al final de cada mensaje de correo electrónico que usted envía. Para las instrucciones, use su archivo de ayuda de programas de correo electrónico y haga una búsqueda para la firma.
Proteger la identidad de su receptor - uso "To:", "CC:" y "BC:" apropiadamente.
Hay algunas reglas de etiqueta electrónica simples para usar los campos de dirección en el correo electrónico.
Si su correo electrónico está estando enviado a sólo una persona o dirección de correo electrónico, póngalo en el campo de "To:". Ésta debe ser la persona que es responsable de enviarle una réplica (a usted).
Cuando su correo electrónico está estando enviado a más de una persona y todos los receptores tienen que saber quién estar recibiéndolo más realmente, ponga todas las direcciones en el campo de "CC:".
Para el correo electrónico enviado a receptores múltiples que no tienen razón legítima saber los nombres y las direcciones de correo electrónico de todos los demás a los que está estando enviado, ponga todas las direcciones en el "BCC:" campo.
(Un poco de software de correo electrónico requiere que al menos una dirección sea puesto en el campo de "To:". Ponga su propia dirección de correo electrónico en la sección de "To:" si esto es requerido.)
Por ausencia del otro, no cada programa de correo electrónico tiene el campo de BCC disponible para la emisión. Si usted no puede see el campo de Bcc en su programa, verifique que sus programas ayudan al archivo para las instrucciones.
Dé una mano a la memoria.
When responder correo electrónico, incluya uno copy of las notas previas usted ha comerciado con la persona sobre el tema, sólo no enviar nuevo one. Podría recibir 50 correo electrónico a day que necesitan una réplica y no es no siempre posible recordar cada "Conversación" con cada persona. ¡Por favor no haga su lector ir a revisar sus "Artículos enviados" carpeta o enviar por correo electrónico la "Papelera de reciclaje" para regenerar su memoria!
Use el "Lea el recibo" con moderación.
En algunos casos, es crucial que ambas fiestas saber que un mensaje fue recibido. Sin embargo, en - de día normal a actividades de día de - usted no debe pedir un recibo leído para cada mensaje que usted envía. Es molesto al receptor tener que hacer clic en esa caja de menú emergente cada vez que reciben su correo electrónico. Y es una invasión de la privacidad. No se olvide - sólo porque han recibido no quiere decir que lo han leído necesariamente así que recibir un recibo leído no prueba en realidad que anything other than eso el mensaje era recibió. ¿Y para las comunicaciones diarias, eso es muy necesario?
¡Urgente!
El niño que dio una falsa alarma. No envie todos sus mensajes como la prioridad urgente, o alta. Si sus receptores guardan recibir los mensajes fichados así, entonces/luego al final que el signo de exclamación rojo pierde es la eficacia - para reforzar qué importante usted piensa que usted es. ¡Reserve estos mensajes para ésos que son de la mayor importancia!
Evite el formateado especial.
Para su - de día a - que día envía, no use formación de correo electrónico de color tipos de caracteres de color tipos de caracteres especiales, imágenes o el otro tipo "Bonito" del formateado a sus mensajes. Guardelos limpios - esto lo hace más fácil para el receptor futuro leerlos y responder. Es mejor enviar los mensajes en el texto en claro para asegurar que todos podrán leerlos, ya que no todos tengan su correo electrónico set recibir correo electrónico de html. Usted sería amazed cuán mucho puede acudir a alguien que vería su correo electrónico sobre un dispositivo de ordenador de mano o una computadora más vieja su nota. Guardando sus correo electrónico limpios, ¡también cargarán mucho más rápido para el receptor!
¡No grite!
Si usted escribe todas cartas de capital, su lector verá esto como gritar, o pensarán que usted era sólo demasiado flojo para usar formateado de texto correcto. Es también difícil sobre los ojos - ¿usted sabía que coge más tiempo leer algo escrito en mayúsculas que hace para leer algo que es organizados apropiadamente?
Impermeabilice, deletree cheque de -, y use formateado correcto.
¡Las destreza de letra malas son un reflejo directo sobre usted! Y el lector nunca olvida a la persona que escribe un mensaje de undecipherable. Utilizar el corrector ortográfico prevendrá la mayoría de las palabras escrito mal, pero usted debe corregir su correo electrónico siempre en caso de que usted ha escrito la palabra incorrecta (que fue deletreado correctamente). Por ejemplo, mes y polilla, dónde y ser, parecer correcto all a una temporada - el programa de cheque. Use capitalización correcta, la puntuación y el formateado. Estropee sus párrafos cuando el tema cambia, o si se ponen demasiado largos. No usar formateado excesivo (demasiada negrita, demasiados puntos de exclamación y signos de interrogación, etcétera.) Demasiado de algo hará su mensaje harder leer. Usted quiere hacer su mensaje fácilmente de lectura fácil y amena, tanto como comprensible. Corríjalo para asegurar que tiene el sentido, y nunca suponer que el lector sabe qué representa usted, deletréelo para ellos siempre. La época en que se aficiona a la prueba y el cheque de hechizo es mínimo comparado con la impresión duradera que usted logrará si usted no toma la época.
Tarde la época enviar una réplica.
Incluso cuando alguien le envía por correo electrónico algo que no necesita una reacción directa (a usted), sígalos en una manera en el momento oportuno just dejarlos saber que usted recibió su mensaje. Es asombroso cuán a menudo preguntarán por el consejo, y no responderán ni siquiera con unas "Gracias" breves cuando reciban su respuesta las personas. Un mensaje simple que dice al remitente es suficiente. Y este los deja saber que usted lo recibió, que sólo no get stuck en el ciberespacio en algún lugar.
Si no lo pidieran, ¡no lo envie!
No matter qué usted pensar poder ser aceptable, usted no puede enviar por correo electrónico a alguien sobre su producto / servicio sin su permiso. A menos que piden que usted les envíe un correo electrónico, o usted ha hecho la empresa con ellos antes, entonces/luego es ilegal enviarles un correo electrónico, punto. Cualquier receptor puede enviar su correo electrónico a su ISP fácilmente y informar sobre usted para enviar los mensajes de correo electrónico no solicitados (envie coreo no solicitado).
Este informe resultaría en el retiro inmediato de todos sus sitios web / dirección electrónica de la mayoría de los servidores. Usted uniría una lista de "Remitentes prohibidos" que querrían decir que servidores no permitirían que ningún mensaje dados a su nombre del dominio sean recibidos por sus clientes - las personas a las que usted está enviando sus mensajes entonces/luego.
Usted podría estar pensando, "Pero recibo correo electrónico todos los días sobre productos / servicios sobre los que no pedí la información." Enviar los mensajes de correo electrónico no solicitados (envie coreo no solicitado), es un poco como ir a exceso de velocidad. El(la/los/las) de sorteo de las personas lo hace, pero está en contra de la ley, y no matter cuánto tiempo puede get con él(ella/eso) usted, ¡usted es bound get atrapar!
¡Compresa, compresa, se comprimen!
Si usted está enviando un correo electrónico con algunos anexos grandes, es a menudo mejor enviarlos in algunos correo electrónico distintos para que usted no envía un documento que es demasiado grande para abrirse ni siquiera. O, usted puede tratar de condensar sus mensajes en un archivo comprimido. No reduce el tamaño de imágenes o imágenes mucho, pero trabaja great para el texto, la hoja de cálculo y los archivos de programa. Esto es muy fácil hacer, y hará su tamaño de archivo mucho más pequeño, y hará al receptor mucho más feliz. Verifique www.winzip.com (para ésos sobre pc).
Engaños como las pistas provechosas.
Si parece demasiado bueno ser verdadero, probablemente lo es. No envie todo que get enviar a usted. Los hemos visto - la cadena - correo electrónico de carta que prometen si usted envía a x la cantidad de las personas a quienes usted conseguirá pagado, o usted ganará algo, all o usted será suertudo para siempre. Son all una engaño, un chanchullo, y el único resultado es los números enormes de las transmisiones de correo electrónico que disminuyen la velocidad de servidores all a través del país. Si usted recibe uno de estos correo electrónico de un amigo, respóndalos (en una manera muy bonita) y explíqueles por qué esto no es verdadero, o pídales que dejen de enviárselos (a usted).
¿Virus, o consejo de virus?
¡Muchos virus son difundidos por el correo electrónico que finge como las advertencias aproximadamente - un virus! Si alguien le envía una advertencia de virus (a usted), cuál generalmente contener instrucciones para retirar un virus de su computadora.... Examine google.com en busca de ese virus antes de hacer algo. Las oportunidades lo son, ¡es también una engaño, y si usted retira eso "El archivo malo" de su computadora, ¡usted está quitando un componente necesario crucial para su sistema en realidad!
Wow, ésa era mucha información para absorber en cierto momento, pero lo felicito para aguantar hasta el final y leer el artículo entero. Por favor compártalo con su familia, amigos y colegas.
Sobre el Autor :
Angela Nielsen es presidente de grupo de medios de comunicación del NIC, un premio - compañía de desarrollo de Web vencedora ubicada en San Diego, California. Enterarse más sobre Angela Nielsen, y medios de comunicación del NIC, visite http://www.nicmedia.comO llámelos directos en 888 medios de comunicación del NIC. Derecho de autor 2005 por Angela Nielsen y grupo de medios de comunicación del NIC
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